Privatlivspolitik for jobansøgere og medarbejdere

Privatlivspolitik for jobansøgere og medarbejdere

< Tilbage til Karriere

 

Som dataansvarlig virksomhed er det vigtigt for os at beskytte og værne om de personlige oplysninger vi behandler. Det er det, fordi vi ønsker at behandle vores medarbejdere, jobansøgere og andre som viser interesse for vores virksomhed, bedst muligt. Men naturligvis også fordi lovgivningen vedrørende beskyttelse af personoplysninger kræver, at vi beskytter oplysningerne på en lang række områder, og at vi behandler dem lovligt, rimeligt og gennemsigtigt.


Formålet med nærværende privatlivspolitik er, at beskrive vores behandling af oplysninger om vores jobansøgere og medarbejdere. Vi vil derfor gerne informere om hvilke typer af personlige oplysninger vi behandler, med hvilket formål vi behandler dem, og hvem vi evt. videregiver dem til.

 

1. Hvem er vi:

 

1.1 Dataansvarliges identitet samt kontaktoplysninger:

Facit Bank A/S
Østre Stationsvej 1
5000 Odense C
CVR – nr. 40236546
facitbank@facitbank.dk
https://www.facitbank.dk

(herefter ”Banken”)

 

1.2 Kontakt til vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO):

Vi har ansat en databeskyttelsesrådgiver, som hjælper med at sikre høj databeskyttelse i vores virksomhed. Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte databeskyttelsesrådgiveren.

 

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på følgende måder:

- Via kontaktformular på vores hjemmeside – du finder den her
att.: Databeskyttelsesrådgiver(DPO).

- På e-mail: Skriv til: DPO@facitbank.dk. Husk at almindelig e-mail ikke er en sikker kommunikation. Skriv ikke noget i din e-mail, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes skal beskyttes.

- Ved brev: Skriv til: Facit Bank A/S
Att.: DPO
Østre Stationsvej 1
5000 Odense

 

 

2. Hvilke typer af personoplysninger behandler vi?

 

2.1 Kategorier af personoplysninger

I. Oplysninger om dig som JOBANSØGER:
De oplysninger, som vi behandler om dig, kan omfatte:

2.1.1 Almindelige personoplysninger, herunder
• dine identitets- og kontaktoplysninger herunder navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse,
• uddannelse, tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV,
• alder, køn, ansættelsesland, afdeling, funktion, lønramme samt aktuel løn,
• oplysninger indhentet fra evt. referencer,
• oplysninger i forbindelse med persontest og/eller kompetenceprofil, hvis en sådan er udført,
• oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig,
• oplysninger om evt. kundeforhold, restancer, inkassosager, domme og evt. indberetninger til kreditoplysningsbureauer hos vores samarbejdspartnere behandles med dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover, som udgangspunkt ikke længere må behandle oplysningerne. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningen, vil vi dog fortsat godt kunne behandle oplysningen. En tilbagekaldelse af samtykket vil endvidere ikke påvirke lovligheden af behandling, som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen.

 

2.1.2 CPR-nummer
• Når du ansøger, kan vi behandle oplysninger om dit CPR-nummer, hvis du har givet samtykke hertil, og vi har et relevant og sagligt formål som f.eks. gør sig gældende i forbindelse med ansættelsesforløbet.

 

2.1.3 Følsomme personoplysninger
• Medlemskab af fagforening i forbindelse med eventuelle tvister.
• Helbredsmæssige forhold (arbejdsskader, sygefravær herunder mulighedserklæringer og lægeattester, oplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusion, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår, fx ved handicap).
• Evt. kundeforhold i Banken.

 

2.1.4 Oplysninger om strafbare forhold
• Hvis du søger om en stilling, hvor det er nødvendigt, at vi ser din straffeattest, vil vi umiddelbart forud for enhver ansættelse indhente dit samtykke, til at få fremvist din straffeattest. Fremvisning af straffeattester sker under henvisning til hvidvaskloven samt forsikringsformidlings-lovens retningslinjer herom. Visse stillinger er underlagt særlovgivning, hvorfor Banken er forpligtet til at opbevare en kopi af straffeattesten i personalemappen og foretage stikprøver som kan medføre, at straffeattesten skal indhentes og fremvises på ny. Ved øvrige stillinger vil der ikke ske opbevaring af straffeattesten, hvorfor den makuleres efter endt behandling.

 


II. Oplysning om MEDARBEJDERE og TIDLIGERE MEDARBEJDERE

2.1.5 Medarbejdere og tidligere medarbejdere
Hvis du er ansat i Banken, indsamler og behandler vi, ud over ovenstående, endvidere følgende personoplysninger om dig:

 

2.1.6 Almindelige personoplysninger, herunder
• løn, bankkonto og skatteoplysninger og pensionsforhold,
• oplysninger om personlig performance,
• oplysninger om ferie, sygdom, barsel/orlov og andet fravær,
• oplysninger om it-udstyr, telefon og evt. bil, som Banken stiller til din disposition til brug for dit arbejde ,
• din underskrift,
• oplysninger om dine pårørende,
• oplysninger om din brug af e-mail og internet,
• oplysninger om din brug af firma-telefon/mobiltelefon og evt. fri bilordning,
• eventuelle oplysninger modtaget som led i Bankens Whistleblowerordning,
• samtykkeerklæringer, herunder f.eks. til indhentning af straffeattest,
• MUS skemaer,
• oplysninger om ophør af ansættelse, herunder årsag samt evt. afskedigelse eller bortvisning,
• sundhedsordning,
• oplysninger om eventuelle af dig afholdte udlæg,
• efteruddannelse.

 

2.1.7 CPR-nummer
• Når du er ansat i Banken, behandler vi oplysninger om dit CPR-nummer for at kunne identificere dig utvetydigt, når vi skal indberette oplysninger om din løn mv. efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.

 

2.1.8 Følsomme personoplysninger
• Medlemskab af fagforening i forbindelse med eventuelle tvister.
• Helbredsmæssige forhold (arbejdsskader, sygefravær herunder mulighedserklæringer og lægeattester, oplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusion, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår, fx ved handicap).
• Evt. kundeforhold i Banken.



3. Formål og lovgrundlag

3.1 Hvilke love ligger til grund for vores behandling af personoplysninger?
Vores behandling af personoplysninger baserer sig især på følgende lovgrundlag:

• Hvidvaskloven
• Databeskyttelsesforordningen
• Persondataloven
• Bogføringsloven
• Bekendtgørelse af lov om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet.

 

3.2 Vores databehandlinger har følgende formål:

3.2.1 Administration af personale mv.
• Administration af personale, herunder sagsbehandling i forbindelse med ansættelser og evt. afskedigelse. Administrationen sker på grundlag af gældende lovgivning og andre centralt fastsatte regler samt overenskomster og aftaler, der indgås mellem arbejdsmarkedets parter samt lokalt og individuelt indgåede aftaler om løn- og ansættelsesvilkår.

 

Lovgrundlaget for behandlingen er blandt andet databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

 

3.2.2 Statistiske formål
Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger er:

Retsgrundlaget for behandling af dit CPR-nummer er – indtil du bliver ansat – dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover, som udgangspunkt ikke længere må opbevare dit CPR-nummer. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningen, vil vi dog fortsat godt kunne behandle oplysningen. En tilbagekaldelse af samtykket vil endvidere ikke påvirke lovligheden af behandling, som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen.
• Når du er ansat, er grundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt og § 11, stk. 2, nr. 1, i databeskyttelsesloven.
• Helbredsoplysninger behandles med hjemmel i lovgivningen. Fx er retsgrundlaget for behandling af helbredsoplysninger som led i ansættelse på særlige vilkår den særlov, der regulerer den særlige ansættelsesform.
• Eventuelle strafbare forhold i staffeattester behandles med dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 3. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover, som udgangspunkt ikke længere må behandle oplysningerne. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningen, vil vi dog fortsat godt kunne behandle oplysningen, herunder hvis vi er forpligtede hertil jf. relevant lovgivning. En tilbagekaldelse af samtykket vil endvidere ikke påvirke lovligheden af behandling, som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen.
• Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger, der indgår i persontests, og resultatet af testen er dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage, hvorefter vi fremover, som udgangspunkt ikke længere må behandle oplysningerne. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling af oplysningen, vil vi dog fortsat godt kunne behandle oplysningen. En tilbagekaldelse af samtykket vil endvidere ikke påvirke lovligheden af behandling, som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen.
• Når vi registrerer oplysninger, som er krævet efter bogføringsloven, hvidvaskloven eller som led i indberetningspligten til skattemyndighederne, er retsgrundlaget databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.
• Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af oplysninger om brug af e-mail og internet er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, om behandlinger, som er nødvendige for en legitim interesse, der ikke overstiges af hensynet til de registrerede. De legitime interesser, der kan begrunde undersøgelse af en medarbejders internetanvendelse eller mail-konto, kan fx være hensynet til drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation samt hensynet til kontrol af medarbejderens brug af internet eller e-mail.
• Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger om medarbejders brug af telefoni, herunder mobiltelefoner, er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om behandling, som er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige, herunder forpligtelser til at føre en vis kontrol med, at fri mobiltelefoner ikke bruges til betaling til private formål.
• Retsgrundlaget for vores indsamling og registrering af de øvrige personoplysninger er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandlinger, som er nødvendige for at indgå en ansættelseskontrakt og for udførelsen af ansættelseskontrakten.
• Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag.
• Statistiske formål: Oplysninger om løn og fravær mv. anvendes endvidere til at udforme forskellige statistikker, herunder sygefraværsstatistik, hvor vi samkører oplysninger om forskellige medarbejdere for at danne et nødvendigt overblik. Retsgrundlaget er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, om behandlinger, som er nødvendige af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse. Kun oplysninger, som er nødvendige for undersøgelsen anvendes, og oplysningerne anvendes ikke til andre formål end ren statistik.

 

4. Kategorier af modtagere

Vi videregiver eller overlader oplysninger om vores ansatte til følgende kategorier af modtagere:
• Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger
• Bankforbindelser i forbindelse med udbetaling af løn
• Pensionsselskaber i forbindelse med pension
• Sundhedsforsikring
• Kompetencefonde og fagforeninger i forbindelse med efteruddannelse og lønrefusion
• Eksterne rådgivere, vores advokatforbindelse mv.
• Kunder og samarbejdspartnere til Banken, som medvirker til at betjene, modtager oplysninger som dit navn og din stilling i forbindelse med sagsbehandling mv.
• Vores outsourcing partner 3C Retail A/S som led i vores outsourcing af HR funktionsområdet til 3C Retail A/S.
• Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler.

 

5. Hvad gives der samtykke til?

Der gives samtykke til bl.a. følgende:

• Videregivelse og udveksling af alle oplysninger nævnt i denne politik mellem Banken og 3C Retail A/S til brug for 3C Retail A/S´ udførelse af outsourcede opgaver inden for HR området.
• Indhentelse af straffeattest, herunder både ved ansættelse og ved stikprøver.
Et allerede afgivet samtykke kan ifølge lovgivningen trækkes tilbage. En evt. anmodning om tilbagetrækning af samtykke skal ske skriftligt til Banken via ovenfor nævnte kontaktoplysninger.

 

6. Sletning

Vi sletter oplysningerne om dig, når de ikke længere er nødvendige.

Hvis du som jobansøger ikke fik job hos Banken, gemmer vi din ansøgning og de øvrige personlige data så længe som nødvendigt for de formål, vi har beskrevet ovenfor. Data om ansøgningen slettes senest 6 måneder efter datoen for ansøgningsfristen. Personlighedstest og kompetenceprofiler slettes snarest muligt og senest efter 3 måneder efter datoen for ansøgningsfristen.

 

For ansatte og tidligere ansatte gælder, at for at kunne dokumentere vores sagsbehandling og for at kunne leve op til vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvenligt at gemme alle oplysninger om ansatte i Banken i op til fem år plus indeværende år efter fratræden. Herudover følger Banken generelt den opbevaringsfrist, der gælder efter bogføringsloven.

 

7. Dine rettigheder

Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

 

Du kan gøre brug af dine persondatarettigheder ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne politik.

 

Når du har anmodet om at få adgang til oplysninger om dig, at få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt at imødekomme dig ønske. Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.

 

Dine rettigheder er:
• Ret til at se oplysninger (indsigtsret):
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Alle oplysninger som Banken behandler om dig kan ses ved login på medarbejdersiden i Visma HR.

 

• Ret til berigtigelse (rettelse):
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes, eller du kan rette dine oplysninger selv direkte på din medarbejderside i Visma HR. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

 

• Ret til sletning:
Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder fx, hvis du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle oplysningerne. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

 

• Ret til begrænsning af behandling:
Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener vores behandling af oplysningerne er ulovlig, eller hvis du mener vi ikke længere har brug for oplysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går forud for den dataansvarliges legitime interesser. Hvis du får medhold i, at vores behandling skal begrænses, må vi fremover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

 

• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet):
Du har ret til at modtage persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Du kan også bede os om at få oplysningerne sendt direkte fra den dataansvarlige til en anden myndighed eller virksomhed. Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

 

• Ret til indsigelse:
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.

 

• Ret til at få information om nye formål:
Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, fx i denne privatlivspolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til det andet formål. Sådanne oplysninger kan både gives individuelt eller samlet på Bankens intranet.

 

• Ret til at trække dit samtykke tilbage:
Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremover ikke længere behandle oplysningerne. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – eksempelvis opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.

 

8. Klage over databehandling

Hvis du ikke er tilfreds med vores behandling af dine data, kan du i første omgang kontakte din nærmeste leder, eller hvis du er jobansøger, da den person du har talt med i Banken eller vores Databeskyttelsesrådgiver, så vi har mulighed for at rette op på forholdet. Kontaktoplysninger er angivet under pkt. 1.

 

Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. Det gælder generelt, at hvis du er utilfreds med den måde, dine personlige oplysninger er blevet behandlet på, kan du klage til Datatilsynet, som derefter undersøger sagen og træffer en afgørelse.

 

Du finder datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

 

NB! Du kan skrive til Datatilsynet via Digital Post på Borger.dk, hvor fremsendelsen af din henvendelse sker sikkert (krypteret). Vi anbefaler, at du bruger Digital Post, hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger.